A szerződéskötés alapvető lépései


Az alapvető lépéseket bizonyára mindenki ismeri, de néha azért mégsem árt feleleveníteni a poros tudást. Teendők egy általános szerződéskötés esetén

  1. Ajánlat készítése vagy ellenőrzése
  2. Szerződésminta elkészítése vagy ellenőrzése
  3. Szerződő fél adatainak ellenőrzése
  4. Szerződés aláírása
  5. Szerződés hitelesítése
  6. Szerződés iktatása

Vegyük sorra az egyes pontokat:


1. Ajánlat elkészítése vagy ellenőrzése:

A szerződéskötés folyamata az ajánlatadással vagy ajánlatkéréssel indul. Ez lehet egy nyilvános ajánlat, mint például: „Edzőcipő 29 900 Ft, 6 hónap jótállással”, vagy lehet egy teljesen testreszabott ajánlat egy weboldal elkészítésére.

Kevesen tudják, hogy egy a másik fél számára adott ajánlat az ajánlatadóra nézve kötelező jellegű. A fenti példával élve, amennyiben az edzőcipő nem a meghirdetett összegbe kerül, hanem mondjuk 35 900 Ft-ba, akkor ezért az eladó felelősségre vonható és az vevő úgynevezett jogorvoslattal élhet.

Eladóként az ajánlat készítésénél legyünk körültekintőek, vegyünk figyelembe minden lehetséges esetet, és amennyiben lehet, építsünk be kiskapukat, ha véletlenül egy akadékoskodó vevőbe botlunk.

Vevőként ellenőrizzük az ajánlat minden részletét, érvényességét, hogy nehogy meglepetések érjenek a szerződéskötéskor vagy vásárláskor.


2. Szerződésminta előkészítése, ellenőrzése:

Minden esetben járjunk utána, hogy az adott szituációban szükség van-e vagy törvény előírja-e írásbeli szerződés meglétét (itt megtalálod).

Amennyibe igen, akkor be kell szereznünk egy megfelelő szerződés mintát, például a www.profiszerzodes.hu-ról.

Amit minden esetben érdemes ellenőrizni:

  • az ajánlat minden részlete belekerült-e a szerződésbe, amihez csak annyit kell tenni, hogy hivatkozunk a kapott ajánlatra és a szerződés egy mellékleteként felsoroljuk (a legjobb megoldás) vagy az ajánlat minden részét beleépítjük a szerződés megfelelő pontjaiba;

  • amennyiben a szerződés kitér olyan kérdésekre, amikre az ajánlat és az előzetes egyeztetés nem, akkor kérjük pontosítást az eladótól.


Aranyszabály: soha ne vegyük félvállról a szerződés azon pontjait, amiről nincs információnk még akkor sem, ha az egy-egy törvényre vagy rendeletre hivatkozik.

Probléma és egyet nem értés esetén, pont ezek fognak a legjobban fájni.


3. Szerződő fél adatainak ellenőrzése:

Mindig bizonyosodjunk meg arról, hogy a Szerződő fél adatai megfelelőek és aki aláírja a szerződést az aláírásra jogosult az adott fél nevében.

Ennek legegyszerűbb módja cég esetén, hogy lekérdezzük a cég adatait egy online cégadatbázisban, például itt: http://www.cegjegyzek.hu/

Offline megoldás, ha kérünk egy 30 napnál nem régebbi cégkivonatot.

Magánszemélyek esetén a személyi igazolvány vagy bármilyen más fényképes igazolvány alapján történő azonosítás a járható út.

Fontos megjegyezni, hogy bármikor kérhetjük a másik felet, hogy igazolja magát, de az igazolványát csak a kifejezett hozzájárulásával másolhatjuk le. (Tanács: a másolatra írassuk rá vele, hogy engedélyezte az igazolvány másolatát és írja alá).


4. Szerződés aláírása

Ha megvan a szerződésünk célja és feltételei, megtaláltuk a megfelelő szerződés mintát, ellenőriztük, hogy a szerződő felek adatai rendben vannak, akkor nem maradt más hátra, mint az aláírás.

Az írásos szerződések aláírása esetén nem szükséges, hogy az aláíró felek, mindketten jelen legyenek egy helyen és időben. Ez alól kivételt jelent, amikor az szerződő felek aláírását tanuk is hitelesítik.

Amennyiben nincs szükség tanukra, akkor írjuk alá a szerződést, és adjuk postára.

TIPP1: mindig mi írjuk alá a kinyomtatott szerződést először, ha van rá mód, így biztosak lehetünk abban, hogy nem került bele semmilyen véletlen változás.

TIPP2: mindig szignózzuk le vagy írjunk alá minden oldalt, nehogy később felmerüljön a gyanú, hogy egyes oldalak kicserélődtek.

TIPP3: hogy gyorsítsuk az aláírás folyamatát, egyeztessünk a szerződő féllel időpontot és mi magunk vigyük oda vagy egy futárral küldessük oda a szerződést, aki meg is várja az aláírást és visszahozza a számunkra fontos példányokat.


5. Szerződés hitelesítése

Vannak olyan esetek, amikor a szerződésünket hitelesíteni kell további hivatalos szervekkel.

Ilyen lehet a közjegyző, aki igazolja a szerződő felek valódiságát és ilyen az ügyvéd, aki többnyire az ügyvédi ellenjegyzéseket végzi.

Mindkét esetben a szerződés aláírása a hitelesítő fél előtt történik.


6. Szerződés iktatása

Van már aláírt szerződésünk, akkor már csak egy fontos lépés maradt, a szerződés iktatása, mert ugye annál idegesítőbb nincs, amikor szükségünk van rá, de nem találjuk azt.

Az iktatás helye nem a szekrény vagy a fiók alja, mert akkor biztosra vehetjük, hogy a következő lomtalanításkor a szerződés is a kukába kerül.

A szerződés kapjon egy sorszámot, ami utalhat a dátumra is és egy soron következő számra, például: 2009/01. A szerződést helyezzük egy mappába és ebbe gyűjtsünk minden további szerződésünket egy olyan helyen ahol nem tud megsérülni vagy elveszni.

A szerződések iktatási számáról érdemes egy egyszerű Excel táblában nyilvántartást vezetni. Itt a legfontosabb adatokat tüntessük fel:

  • szerződés sorszáma
  • szerződő partner
  • szerződéskötés dátuma
  • szerződés lejárata, vagy hűségidő vége
  • szerződés tárgya

Fontos: Egy szerződés, a szerződés tárgyának teljesítését kővetően nem évül el, hanem minimum 5 évig meg kell őriznünk.

Ez idő alatt sokan kérhetik tőlünk: szerződő fél, Apeh, bíróság. Ezért érdemesebb és könnyebb rendesen nyilvántartani, mint később a fejünket vakarva keresni a papírokat.





































































 
[Szurmik Tamás - 2009. március 20. 08:02]
 
Saját értékelésed: Nincs, Átlag: 5 (3 szavazat)